Case
Tranes Fond om tidsbesparelse og minimering af menneskelige fejl med Grant Compass
Maria Schnell er advokatsekretær hos Valdal Advokatfirma og håndterer de mange ansøgninger Tranes Fond modtager årligt. Grant Compass har sparet hende både tid og bekymringer i forbindelse med ansøgningshåndteringen.
Tranes Fond blev stiftet i 1955, da fabriksejer og ingeniør, Valdemar Selmer Trane, og hans hustru, Elisa Trane, havde testamenteret deres formue til en fond med formålet at støtte velgørende formål inden for handel, industri, børnevellet og enkefruer. Bestyrelsen består af 3 medlemmer og administreres af Valdal Advokatfirma, hvor advokatsekretær Maria Schnell tager sig af ansøgningerne, når de modtages af fonden. Fonden har fortløbende ansøgningsfrister, og ansøgningerne behandles 4 gange årligt.
Tranes Fond er gået fra en manuel ansøgningshåndtering, hvor alle ansøgninger blev sendt til Valdal Advokatfirma med posten, herefter grovsorteret og klargjort til bestyrelsesarbejdet, og til sidst sendt med posten til medlemmerne. “Det her må kunne gøres bedre”, tænkte Maria før implementeringen af Grant Compass.
“Først tænkte jeg, at arbejdet med at sætte sig ind i et nyt system virkede lidt uoverskueligt, men vi har fået rigtig meget støtte og vejledning fra Grant Compass fra starten, og jeg har følt mig godt klædt på til at bruge systemet og svare på eventuelle spørgsmål fra bestyrelsen.”
Maria Schnell
Advokatsekretær
Overgangen til Grant Compass har generelt haft positiv indvirkning på håndteringen af ansøgninger i Tranes Fond og Marias arbejde. Det kommer blandt andet til udtryk i den store tidsbesparelse:
“Implementeringen af Grant Compass betyder rigtig meget for mig tidsmæssigt. Det er en lettere sagsbehandling, og når hverdagen går stærkt, er det rigtig rart, at jeg ikke bliver bombarderet med 20 ansøgninger på papir, som jeg skal hæfte, samle og notere i Excel o.s.v. – nu ligger det hele i systemet, så jeg skal i virkeligheden bare holde øje.”
Udover en stor tidsbesparelse giver Grant Compass også Maria tryghed, da risikoen for menneskelige fejl er markant minimeret:
“Det var rigtig rart at have Grant Compass i forbindelse med udlodningen. Før skulle jeg lave en liste i Word til banken, hvor jeg manuelt skulle skrive kontonumre, cpr-numre, navne osv., så det har været så dejligt med det Excel-ark, systemet selv genererer, for så kunne jeg bare sende det afsted. Det var en kæmpe lettelse for mig at vide, at jeg ikke havde tastet noget forkert.”
Tranes Fond har for nylig holdt bestyrelsesmøde og på trods af nylig digitalisering og Covid-19, oplever Maria, at bestyrelsen har været positivt stemte:
“Det har været en stor fordel, at bestyrelsen har kunnet behandle ansøgningerne digitalt, især i denne periode med Corona. De har været meget positivt indstillede over for systemet, og de synes, det var dejligt, at de ikke var tvunget til at møde op fysisk, men kunne sidde hver for sig og behandle den samme ansøgning samtidig.”