Seks gode råd: Sådan undgår små fonde irrelevante ansøgninger

Alt for mange små fonde bruger for mange ressourcer på at behandle ansøgninger, der ikke er relevante for deres formål. Skarpere kommunikation kan reducere irrelevante ansøgninger med op til 40 procent.

Her er seks gode råd til bedre kommunikation

Mange små fonde bruger i dag uhensigtsmæssigt mange ressourcer på at behandle tusindvis af ansøgninger, der ikke er relevante for deres fundats og profil, og som dermed ender i skraldespanden.

De mange irrelevante ansøgninger skyldes ofte, at ansøgerne ikke har gjort deres researcharbejde grundigt nok. Eller at de sender de samme ansøgninger til så mange fonde som muligt, uden at sætte sig ind i fondenes uddelingspraksis – i håb om at få så mange midler som muligt.

En del af årsagen til de mange irrelevante ansøgninger er også, at mange små fonde ikke får kommunikeret deres uddelingspraksis bredt nok ud.

Hos Grant Compass har vi talt med hundredvis af små fonde. De har bl.a. det tilfælles, at de er frustrerede over de mange ressourcer, de skal bruge på at behandle irrelevante ansøgninger og unødvendige henvendelser. Samtidig viser vores data, at de fonde, der forbedrer og skærper deres formidling, oplever et fald i irrelevante ansøgninger på op til 40 procent.

Her er Grant Compass’ seks bedste råd til, hvordan små fonde bliver skarpere til at kommunikere og ramme deres målgruppe.

Råd 1. Lad være med at gemme jer

“Mange små fonde er bange for at være synlige, fordi de frygter, at de vil blive oversvømmet af ansøgninger. Derfor tænker de, at det er bedst ikke at have en hjemmeside, en offentlig profil eller at være på de sociale medier,” siger Tine Brodersen, kundechef hos Grant Compass.

Men det er ifølge hende en dårlig strategi, for alle fonde er registrerede i CVR-registret, og ansøgerne finder alligevel frem til fondene. Løsningen er derfor ikke at forsøge at gemme sig, men at være synlig og tydelig i sin kommunikation til ansøgerne, så man rammer sin målgruppe og primært får kvalificerede ansøgninger.

Råd 2. Brug ressourcer på kommunikation. Det er billigere på den lange bane

Mange små fonde fravælger en kommunikationsindsats, fordi det koster tid og penge. Men små fonde sparer ressourcer på den lange bane ved at investere tid i at forbedre deres formidling og kommunikation.

“En hjemmeside koster ikke mange penge i dag, og de ressourcer, man bruger på at lave en klar og tydelig hjemmeside, er en investering, der kommer til at spare fondene for mange administrationstimer på langt sigt,” siger Tine Brodersen.

Råd 3. Find de rigtige kommunikationskanaler

Hos Grant Compass oplever Tine Brodersen og hendes kollegaer, at flere fonde bruger uddaterede kommunikationskanaler til at nå deres målgruppe.

“Mange små fonde indrykker stadig annoncer i lokalaviser for at nå deres målgruppe og adviserer ansøgningsfrister. Men lokalaviserne som kommunikationskanal er en døende form. Efterhånden er det kun meget få ansøgere, der orienterer sig i lokalaviserne. De små fonde skal simpelthen være online, det er dér, ansøgerne er i dag. Mange små fonde siger til os, “jamen, vi er ikke nationale fonde, hvis vi er online, kan alle finde os”. Her er mit argument, at man skal være åben og tydelig omkring fondens uddelingspraksis. Hvis man kommunikerer, at man KUN støtter foreninger og personer i Esbjerg, ansøger foreninger i Roskilde ikke,” siger Tine Brodersen og tilføjer: “Legatbogen.dk er er en gratis søgemaskine for fonde & legater, og den når ud til mere end 30.000 ansøgere hver måned, og er derfor en langt mere effektiv kommunikationskanal end at indrykke annoncer i de lokale aviser.”

“Hos Grant Compass har vi talt med hundredvis af små fonde. De har bl.a. det tilfælles, at de er frustrerede over de mange ressourcer, de skal bruge på at behandle irrelevante ansøgninger og unødvendige henvendelser. Samtidig viser vores data, at de fonde, der forbedrer og skærper deres formidling, oplever et fald i irrelevante ansøgninger på op til 40 procent.”

Råd 4. Vær tydelig omkring, hvad I støtter

Når en fond så er kommet online, skal den bruge kræfter på at kommunikere meget tydeligt og konkret. Tine Brodersen forklarer, at for mange små fonde beskriver, hvad der står i deres fundats, i stedet for hvad de faktisk støtter. F.eks. oplyser nogle fonde, at “vi støtter almennyttige formål”.

“Men almennyttige formål er et vidt begreb”, konstaterer Tine Brodersen og anbefaler:

“Fondene skal være meget mere konkrete. Vær konkret i forhold til hvad, hvem og hvor I støtter. Nævn også gerne et par eksempler på projekter I tidligere har støttet, f.eks. spejderne i Bjerringbro. Det er en god idé at nævne eksempler på projekter fra fondens portefølje. På den måde kan nye ansøgere spejle sig i tidligere støttede projekter, eller de kan se, at deres projekt ikke er i samme boldgade som det, fonden tidligere har støttet.”

Råd 5: Vær tydelig omkring, hvad I ikke støtter

Mange fonde vil gerne være positive i deres kommunikation og fortælle de gode historier. Men ifølge Tine Brodersen, er det også vigtigt for små fonde at være meget tydelige omkring, hvad fondene ikke støtter.

“Vores undersøgelser viser, at fonde, der beskriver, hvad de ikke støtter, får markant færre irrelevante ansøgninger. Det er et meget simpelt virkemiddel, fonde kan bruge,” siger Tine Brodersen.

I “Vi støtter ikke”-beskrivelsen kan fondene f.eks. skrive: Vi støtter ikke privatpersoner. Vi støtter ikke foreninger, der modtager offentlige tilskud. Vi støtter ikke studieture osv.

Tine Brodersen forklarer, at en god måde at skærpe sin kommunikation på – både når det drejer sig om, hvad fondene støtter, og hvad fondene ikke støtter – er at tage udgangspunkt i de mange spørgsmål, fondene ofte får via mail eller telefon fra ansøgere, eller at tage udgangspunkt i de typiske fejl de ser i de ansøgninger, de får.

“Hvis man svarer på “oftest stillede spørgsmål” på sin hjemmeside, kan man spare sig selv og ansøgerne for unødvendige henvendelser, som er tidskrævende,” siger Tine Brodersen.

Råd 5: Forklar jeres behandlingsprocesser

Et andet punkt, hvor små fonde med fordel kan være tydeligere i deres kommunikation, er vedrørende behandlingsprocessen af ansøgninger. Giv ansøgerne klar besked om, hvornår de kan forvente svar, hvornår en eventuel udbetaling vil finde sted samt angiv tydeligt, hvilken dokumentation, der er påkrævet.

Råd 6: Fortæl hvor store I er
Små almennyttige fonde skal ikke offentliggøre regnskaber, men ifølge Tine Brodersen kan det være en fordel for de små fonde at kommunikere, hvor mange penge de uddeler årligt. Det vil betyde, at en del ansøgere vil tænke mere over deres ansøgninger og budgetter til de små fonde.

“Hvis man som lille fond har 50.000 kroner at dele ud af, som bliver fordelt på flere projekter, så vil en forening formodentlig tænke sig om, før den søger om 300.000 kr. hos fonden. Fondene kan også med fordel kommunikere, hvor mange legater de uddeler om året, og hvor store legatportionerne er. På den måde guider de ansøgerne, og mange ansøgere vil falde fra, fordi beløbene ikke er relevante for dem, eller fordi de vurderer, at sandsynligheden for at få støtte er for lille. På den måde kan fondene være med til at begrænse antallet af irrelevante ansøgninger, de modtager og på den måde spare ressourcer,” siger Tine Brodersen.

Nyt fra vores verden

Artikel, Case

Case: Ingeniør Valdemar Selmer Trane og Hustru, Elisa Tranes Fond

Advokatsekretær Maria Schnell fortæller om, hvad Grant Compass har betydet for ansøgningshåndteringen i Tranes Fond.

Artikel, Case

Case: Albani Fonden

Læs om Albani Fondens overvejelser i forbindelse digitaliseringen af deres ansøgningshåndtering.

Artikel, Case

Case: Holger og Ruth Hesses Mindefond

Læs om, hvilke overvejelser fonden gjorde sig i forbindelse med overgangen til Grant Compass og om deres forventninger blev indfriet.

Introduktion til Grant Compass

At finde den rette løsning til fondsarbejdet er ofte ikke klaret på et øjeblik. Vi vil meget gerne svare på dine spørgsmål samt give dig en introduktion til Grant Compass. Skriv til os for at få svar på dine spørgsmål samt aftale en eventuel præsentation af vores løsning.

Du er også velkommen til at ringe på 61 77 92 30

Vi tales ved.
Tine Brodersen, Head of Customer Relations

hello@grantcompass.com